Od svog otvorenja 1987. Muzej Mimara bio je dio tadašnjega Muzejsko-galerijskog centra. Dokumentacija se vodila u sklopu zajedničke INDOK službe ove složene muzejsko galerijske institucije. Prvotnu dokumentaciju za cijelu instituciju, uključujući i Muzej Mimara vodila je Fanica Šeper, a od izdvajanja Muzeja Mimara kao samostalnog muzeja 1999. godine dokumentaciju je preuzela Sunčana Erdelji Kantor. Krajem 2016. godine istu preuzima Martina Matković. Muzejska dokumentacija “Zbirke umjetnina Ante i Wiltrude Topić Mimara” kao sustavno prikupljen, izrađen, organiziran i pohranjen skup podataka vodi se u računalnoj bazi podataka izrađenoj prema odrednicama Zakona o muzejima Republike Hrvatske. Današnji fundus muzeja, a nekadašnja privatna zbirka kolekcionara Ante Topića Mimare broji preko 3500 predmeta, a proširena je i novim akvizicijama. Primarna dokumentacija Muzeja Mimare obuhvaća najveću skupinu podataka o muzejskoj građi, te su za nju prvenstveno zaduženi kustosi. Sekundarna dokumentacija raspolaže određenim brojem inventarnih knjiga od kojih se dio odnosi i na audio-vizualne fondove te se svakodnevno nadopunjava i sustavno širi. Stručno–znanstvenim radom obrađuje se 17 fondova sekundarne dokumentacije: Inventarna knjiga hemeroteke, Knjiga evidencije o izložbama, Evidencija o konzervatorsko-restauratorskim postupcima, Evidencija o pedagoškim djelatnostima, Evidencija o stručnom i znanstvenom radu, Evidencija o izdavačkoj djelatnosti, Dokumentacija o osnivanju i povijesti muzeja, Evidencija posebnih događanja, Knjiga negativa, Fonoteka, Fototeka, Medijateka, Dijateka, Videoteka, Projekti, Dokumenti muzejske dokumentacije. Od 1987. godine Muzej Mimara dosegao je zavidan broj popratnih događanja kao i zapisanih izložaba. Muzejska dokumentacija Muzeja Mimare kao javno dobro i interes Republike Hrvatske dostupna je stručnim djelatnicima kao i javnosti.
Dokumentacijski poslovi u Muzeju Mimara
Dokumentacija u Muzeju Mimara temelji se na Pravilniku o sadržaju i načinu vođenja muzejske dokumentacije o muzejskoj građi iz 2002. godine. Upisuje se u bazu podataka Modula za vođenje sekundarne dokumentacije S++. Nedavno smo uveli i noviju verziju integriranog muzejskog informacijskog sustava Modulor++ koji se za sada ne koristi kao primarna baza podataka. Svrha je vođenja muzejske dokumentacije da se preko pregledno i sustavno obrađenih fondova pruži točna informacija o muzejskoj građi, njezinom stanju, izložbama, drugim manifestacijama i aktivnostima muzeja, te o povijesti muzeja sa stručnog i znanstvenog aspekta.
Dokumentacija obuhvaća poslove organiziranja, planiranja i realiziranja poslova prikupljanja i obrade dokumentacije u okviru Odjeljka muzejske dokumentacije. Podrazumijeva unošenje dokumentacije u bazu podataka S++, vođenje dokumentacije o stalnom postavu te povremenim izložbama u Muzeju, zatim vođenje fototeke, hemeroteke, videoteke, dijateke, medijateke, projekata, evidencije o stručnom i znanstvenom radu, evidencije o pedagoškoj djelatnosti, evidencije terenskih izvještaja, zbirke digitalnih zapisa, prikupljanje i pohrana arhivske građe koja se odnosu na povijest ustanove.
Fondovi S++
U Muzeju Mimara od 2016.g. upisuje se u sedamnaest fondova sekundarne dokumentacije:
1. Inventarna knjiga hemeroteke
2. Knjiga evidencije o izložbama
3. Evidencija o konzervatorsko-restauratorskim postupcima
4. Evidencija o pedagoškim djelatnostima
5. Evidencija o stručnom i znanstvenom
6. Evidencija o izdavačkoj djelatnosti
7. Dokumentacija o osnivanju i povijesti muzeja
8. Evidencija posebnih događanja
9. Knjiga negativa
10. Fonoteka
11. Fototeka
12. Medijateka
13. Dijateka
14. Videoteka
15. Dokumenti muzejske dokumentacije
16. Projekti
17. Evidencija terenskih izvještaja
